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Oficina de Secretaria General

Artículo 18°. La oficina de Secretaría General, es la encargada de brindar apoyo administrativo al concejo y alcaldía, esta oficina, es un órgano de apoyo de alcaldía, que tiene objetivo realizar actividades de soporte técnico y administrativo necesarios para el buen funcionamiento del concejo municipal y Alcaldía; se encarga del sistema de trámite y administración documentaria y del archivo de la documentación de la Municipalidad y del concejo municipal, así como de las actividades con las demás instituciones públicas y privadas

La oficina de secretaria General está a cargo de un funcionario público de confianza denominado Secretario General, quien depende funcional y jerárquicamente del Alcalde.

Artículo 19°.Son funciones de la oficina de Secretaría General:

  1. Ejecutar el plan operativo y presupuesto municipal correspondiente a la Secretaría General, disponiendo eficiente y eficazmente de los recursos presupuestales, económicos, financieros, materiales y equipos asignados.
  2. Planificar, organizar dirigir y controlar las acciones de apoyo para el  correcto funcionamiento del concejo Municipal, comisiones de regidores y a la Alcaldía.
  3. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración del despacho de documentos del concejo municipal.
  4. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de elaboración de los documentos finales de las actas de sesiones del concejo municipal.
  5. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la atención de los pedidos y solicitudes de informe que formulen los regidores, coordinando con las áreas municipales correspondientes.
  6. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la orientación e información al administrado, sobre los diversos trámites que deban realizar ante la municipalidad, así como los trámites en gestión y de las funciones que cumple las diferentes áreas de la municipalidad.
  7. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la recepción, clasificación, registro, validación, trámite y distribución oportuna de los documentos y expedientes que ingresan a la Municipalidad, así como su archivo correspondiente, de acuerdo a la ley del procedimiento Administrativo General y demás normas establecidas.
  8. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración de los registros civiles, fundamentalmente referidos a la celebración de los matrimonios civiles todo en coordinación con la oficina de registro civil.
  9. Citar a las sesiones de concejo municipal por disposición del Alcalde, o de acuerdo a lo dispuesto en la ley orgánica de municipalidades o los reglamentos correspondientes.
  10. Suscribir con el Alcalde las actas de las sesiones del Concejo Municipal y demás normas municipales como los acuerdos de concejo, ordenanzas, decretos y resoluciones de Alcaldía.
  11. Transcribir y difundir a las diferentes unidades orgánicas y/o personas naturales o jurídicas las ordenanzas, acuerdos, decretos, resoluciones del concejo y Alcaldía.
  12. Disponer la publicación en el diario oficial, de ordenanzas, decretos y demás disposiciones del concejo y Alcaldía.
  13. Certificar las normas municipales emitidas por el concejo, las comisiones de regidores y el Alcalde, así como los documentos contenidos en expedientes administrativos y demás documentación interna de la municipalidad.
  14. Dirigir y controlar a los fedatarios de la municipalidad para que den fe de los documentos conforme a ley.
  15. Atender los pedidos de los regidores de acuerdo a ley.
  16. Confirmar la asistencia de los regidores a las sesiones del concejo  municipal y realizar el trámite correspondiente para el respectivo pago de las dietas, de conformidad con el reglamento interno del concejo.
  17. Desarrollar y mantener actualizado el registro fuente de todas las ordenanzas, decretos y demás disposiciones municipales.
  18. Proponer a la gerencia municipal la guía de trámite documentario.
  19. Coordinar con el registro nacional de identidad y estado civil RENIEC en los asuntos de su competencia.
  20. Custodiar los libros de registros de resoluciones de alcaldía, decretos de Alcaldía, ordenanzas municipales, acuerdos de concejo, resoluciones de concejo y libros de actas de sesiones de concejo.
  21. Recepcionar, clasificar, registrar, codificar, supervisar y evaluar el proceso y seguimiento de la conservación de la documentación que forman parte del archivo central de la municipalidad.
  22. Distribuir oportunamente los documentos y expedientes que ingresan a la corporación municipal, de acuerdo a la ley del procedimiento administrativo general y demás normas establecidas al respecto.
  23. Controlar el flujo y ubicación de los documentos dentro de la municipalidad, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
  24. Proponer las políticas sobre tramitación documentaria y archivista a seguir en la municipalidad.
  25. Elaborar las estadísticas del sistema de gestión documentaria municipal remitiendo los reportes a la gerencia de planificación de forma mensual.
  26. Emitir los reportes sobre la documentación que ingresa, egresa y aquella que se encuentra en proceso; expedientes incompletos o por regularizar dentro del plazo establecido, y expedientes declarados en abandono.
  27. Controlar al cumplimiento de las normas y  procedimientos establecidos para el sistema de gestión documentaria municipal, ejerciendo la supervisión correspondiente.
  1. Orientar e informar a los usuarios sobre el estado de sus expedientes, etapa, área de proceso y fecha probable de término según los plazos establecidos en el texto único de procedimientos Administrativos.
  2. Asegurar que los expedientes que corresponden a procedimientos de  mayor complejidad y requisitos técnicos consignen la información correcta desde su ingreso.
  3. Supervisar y controlar los antecedentes correspondientes a los expedientes concluidos o declarados en abandono sean remitidos por las unidades orgánicas de transformación documentaria, para ser derivadas al archivo central de la municipalidad.
  4. Recepcionar, clasificar, registrar, codificar, supervisar y evaluar el proceso y seguimiento de la conservación de la documentación que forman parte del archivo central de la municipalidad.
  5. Organizar y controlar los mecanismos de Archivo y conservación de los documentos.
  6. Coordinar con el archivo central de la Nación en los asuntos de su competencia.
  7. Proponer la relación de documentos y archivos que deben ser dados de baja con periodo de vencimiento legal.
  8. Expedir certificaciones sobre hechos y actos vitales.
  9. Mantener actualizado los libros correspondientes a fin de elaborar las estadísticas de los hechos y actos vitales.
  10. Controlar sobre los procesos de divorcios que se presenten la  municipalidad conforme con la ley de la materia si fuera el caso.
  11. Certificar la apertura de libros, documentación que emiten las unidades orgánicas de la municipalidad, las normas municipales del concejo, de las comisiones de regidores y del Alcalde; así como los documentos contenidos en expedientes administrativos y demás documentación interna.
  12. Apoyar al Alcalde en materia administrativa en el ámbito de su competencia.
  13. Proponer, impulsar e implementar las mejoras e innovaciones en los procesos, procedimientos y normatividad internas del área a su cargo, en coordinación con la gerencia de planificación.
  14. Representar a la municipalidad ante organismo públicos y privados nacionales e internacionales para la coordinación y realización de actividades concernientes el ámbito de su competencia-
  15. Cumplir, con las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven de sus funciones, con las demás competencias asignadas por el Alcalde y el gerente municipal y demás que le correspondan conforme a ley.