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Oficina de Logística, Almacén, Patrimonio y Archivo Central

Artículo 55º.De la Oficina de Logística, Almacén, Patrimonio y Archivo Central.

La Oficina de Logística Almacén, Patrimonio y Archivo Central es un órgano de apoyo de la municipalidad dependiente jerárquicamente de la Gerencia Municipal. Está a cargo de un jefe de Logística, como empleado de confianza, designado por el Alcalde a propuesta del Gerente Municipal, y los demás como responsable de área.

Artículo 56°. Son funciones generales de la Oficina de Logística, Almacén, Patrimonio y Archivo Central, las siguientes:

  1. Ser dependencia encargada de las contrataciones y adquisiciones de la entidad.
  2. Elaborar y ejecutar el proceso logístico para el abastecimiento de insumos y servicios que son necesarios para la producción de los bienes y servicios municipales, de conformidad con la ejecución de los Planes 
  1. Elaborar y ejecutar las actividades de almacén y de distribución de los bienes y servicios para la ejecución de las actividades y proyectos de gestión municipal.
  2. Elaborar y ejecutar las actividades de control y seguridad de los muebles, equipos, maquinarias y vehículos de propiedad municipal, incluyendo la gestión y control de la cobertura de seguros para los bienes municipales.
  3. Elaborar y ejecutar las actividades de limpieza de los ambientes municipales.
  4. Elaborar y ejecutar las actividades relacionadas con la administración y control del Margesí de Bienes Municipales.
  5. Elaborar, proponer y ejecutar el Plan Operativo Institucional correspondiente a la oficina de Logística, disponiendo eficiente y eficazmente de los recursos económicos, materiales y equipos asignados.
  6. Formular, ejecutar y monitorear el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de bienes, servicios y obras (PAAC), planificándose los procesos de selección que correspondan atendiendo a los requerimientos formulados por los funcionarios y responsables de las actividades y proyectos de la gestión municipal.
  7. Publicar a través del SEACE (Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado) la información relativa a los procesos de selección convocados por la municipalidad, para los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios y obras.
  8. Elaborar y ejecutar los procedimientos para llevar adelante los procesos de selección para la adquisición y contratación de bienes, servicios y obras que requieran los diferentes órganos de la Municipalidad, teniendo en cuenta los procesos de selección contenidos en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, y en coordinación con el Gerente Municipal.
  9. Definir la cantidad y características de los bienes, servicios y obras y el valor referencial de los mismos, sujetos a adquisición y contratación en coordinación con las dependencias requirentes.
  10. Efectuar las adquisiciones y contrataciones de su competencia, conforme a las directivas que determine el Gerente Municipal y la normatividad vigente.
  11. Realizar el almacenamiento y distribución de bienes y servicios que requieran los funcionarios y responsables de las actividades y proyectos de la gestión municipal, conforme a las disposiciones legales vigentes.
  12. Llevar el registro de procesos de selección y contratos celebrados, de acuerdo a Ley.
  13. Suscribir las Órdenes de Compra y/o Órdenes de Servicio que formalicen la adquisición y contratación de bienes y servicios conforme a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
  1. Realizar el compromiso presupuestario correspondiente en forma simultánea, de acuerdo a las normas de ejecución del gasto público y dar cumplimiento a su registro en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).
  2. Remitir la información conforme a Ley, a la Contraloría General de la República, CONSUCODE, e instancias que requieran.
  3. Definir el rango mínimo indispensable de materiales en almacén.
  4. Definir el estado de los bienes municipales, determinando altas y bajas del Margesí de Bienes, Muebles y Enseres.
  5. Recibir, registrar y custodiar las donaciones de bienes muebles e inmuebles otorgadas a favor de la Municipalidad.
  6. Asignar a cada área de la Municipalidad las instalaciones, muebles, equipos, maquinarias y vehículos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
  7. Elaborar y ejecutar las políticas de uso y seguridad de las instalaciones, muebles, inmuebles, maquinarias y equipos de propiedad de la Municipalidad.
  8. Elaborar y ejecutar en coordinación con los funcionarios y con los responsables de actividades y proyectos de la gestión municipal las necesidades y requerimientos de servicios de edición, impresión y copiado de documentos y publicaciones.
  9. Ejecutar las adquisiciones y contrataciones según correspondan, relacionadas con el mantenimiento de la infraestructura, instalaciones, equipos y vehículos de la Municipalidad, a fin de asegurar un alto nivel de rendimiento y operatividad de las acciones y servicios que presta la Municipalidad a los ciudadanos.
  10. Planificar, organizar, dirigir y contralar, las diversas actividades y trámites a desarrollar en el área de archivo central de los documentos y demás enseres a su cargo.
  11. Administrar la información documentaria de forma física y procesarlo en el sistema informativo institucional de Archivo central de la Municipalidad, proponer e implementar mejoras en los mismos.
  12. Realizar una sistematización numérica de todos los archivos, del mismo modo codificarlos para su respectiva identificación y poder realizar un trabajo ordenado y eficaz de búsqueda.
  13. Mantener actualizado todos los archivos correspondientes a la recepción y emisión de todos los documentos y expedientes ingresados a archivo central.
  14. Brindar un servicio de atención de búsqueda, copias, certificaciones constatar la legalidad y originalidad de documentos de manera personalizada en las consultas, ubicación e información de documentos existentes en archivo central.
  1. Controlar conjuntamente con los funcionarios responsables de las Unidades Orgánicas correspondientes, el correcto desempeño de entrega de documentos en físico a archivo central con sus respectivos cuadernos de control de cargo. Mesa de Partes.
  2. Administrar el archivo documentario de la Institución, proponiendo e implementado medidas concernientes a la conservación, integridad y adecuada utilización de los documentos del archivo.
  3. Organizar y controlar los mecanismos de Archivo, asignación y conservación de los documentos, así como proporcionar servicios de información a petición escrita de parte, sobre la documentación archivada, estableciendo para tal fin políticas, técnicas y procedimientos de archivo, consideradas en el Sistema Nacional de Archivos.
  4. Evaluar periódicamente el funcionamiento del sistema institucional de archivo en la Institución y emitir los informes correspondientes.
  5. Desarrollar y control las actividades de depuración, transferencia y eliminación de la documentación de los archivos de la Institución, de conformidad con la normatividad vigente.
  6. Controlar el flujo y ubicación de los documentos y expedientes que ingresan y salen de la Institución, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo en archivo central.
  7. Atender los diferentes trámites administrativos establecidos en el TUPA vigente, relacionados con la Unidad a su cargo.
  8. Proponer, Gestionar, impulsar e implementar mejoras e innovaciones en los procesos, procedimientos y normatividad relacionado con el órgano de su competencia.
  9. Ejecutar el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Municipal correspondiente a Archivo central.
  10. Disponer eficiente y eficazmente de los recursos presupuestales, económicos, Financieros, materiales y equipos asignados en el cumplimiento de sus funciones.
  11. Requerir a la oficina de logística todos los materiales necesarios para el perfecto despeño de sus funciones, material de escritorio asignado a archivo central.
  12. Cuidar todos los bienes muebles e inmuebles asignados a su cargo bajo responsabilidad.
  13. Administrar y Coordinar el diseño, perfeccionando y actualización de los sistemas de informática para un mejor desarrollo de la gestión en el ámbito de su competencia, en coordinación con la Unidad de Informática
  1. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones que le sean asignadas por la Oficina de Secretaría General.