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Mesa de Partes

Artículo 20°. La oficina de Mesa de Martes, es la también un órgano de apoyo de Secretaria General que se encarga de administrar los procesos de trámites y que ingresan a la Municipalidad. Está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de responsable de oficina, es designado por el alcalde, y depende de secretaria general.

Artículo 21°.Son funciones de la oficina de Mesa de Martes.

  1. Recepcionar, controlar, verificar y foliar de manera física toda documentación que ingresa por mesa de partes con su respectivo visto bueno.
  2. Distribuir de manera ordenada toda la documentación asignada a su cargo, a las diferentes instancias, dependencias, oficinas de la municipalidad.
  3. Planificar, organizar, dirigir y contralar, las diversas actividades y trámites a desarrollar en el área de distribución general de trámite documentario.
  4. Administrar la información que se procesa en el sistema informativo de Trámite Documentario de la Municipalidad así como proponer e implementar mejoras  en los mismos.
  5. Mantener actualizado los codificadores correspondientes a la recepción de los expedientes ingresados a la Institución.
  6. Brindar un servicio de atención personalizada en las consultas, ubicación e información de los documentos debidamente ingresados a través del Sistema de Gestión Documentaria.
  7. Recibir, registrar y distribuir la documentación en general que ingresa a la Municipalidad a través de Mesa de Partes.
  8. Controlar conjuntamente con los funcionarios responsables de las Unidades Orgánicas correspondientes, el correcto desempeño de Mesa de Partes.
  9. Organizar y controlar los mecanismos de recepción y distribución, asignación y conservación de los documentos, así como proporcionar servicios de información a petición escrita de parte, sobre la documentación activa, estableciendo para tal fin políticas, técnicas y procedimientos de distribución general.
  10. Evaluar periódicamente el funcionamiento de los sistemas de trámite documentario y  emitir los informes correspondientes.
  11. Controlar el flujo y ubicación de los documentos y expedientes que ingresan y salen de la Institución, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
  12. Atender los diferentes trámites administrativos establecidos en el TUPA vigente, relacionados con la Unidad a su cargo.
  1. Proponer, Gestionar, impulsar e implementar mejoras e innovaciones en los procesos, procedimientos y normatividad relacionado con el órgano de su competencia.
  2. Ejecutar el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Municipal correspondiente a la Unidad de Trámite Documentario.
  3. Disponer eficiente y eficazmente de los recursos presupuestales, económicos, Financieros, materiales y equipos asignados en el cumplimiento de sus funciones.
  4. Cuidar todos los bienes muebles e inmuebles asignados a su cargo bajo responsabilidad, requerir a la oficina de logística todos los materiales físicos así como útiles de escritorios para su debido funcionamiento.
  5. Administrar y Coordinar el diseño, perfeccionando y actualización de los sistemas de informática para un mejor desarrollo de la gestión en el ámbito de su competencia, en coordinación con la Unidad de Informática.
  6. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones que le sean asignadas por la Oficina de Secretaría General.